Usted o su personal administrativo, solo tiene que proporcionarnos:

-Las facturas emitidas por su empresa. 
-Las facturas recibidas de proveedores y acreedores.
-Los extractos bancarios y hojas de caja, con sus justificantes correspondientes para identificar cobros y pagos. 

Esta documentación nos la puede hacer llegar por mensajero, presencialmente, digitalmente mediante correo electrónico o en un espacio creado al efecto en la nube en un servicio tipo Dropbox o Google Drive o recogiéndola nosotros mismos de su domicilio.

La contabilidad es la base de la información económica de la empresa. Tras el correcto procesamiento contable es posible determinar si la empresa tiene beneficios o pérdidas y su evolución, el correcto equilibrio patrimonial que garantice la liquidez y la continuidad de la misma y su evolución. Además, es la base para la realización de las declaraciones fiscales periódicas y para la documentación solicitada por los bancos para cualquier clase de solicitud de financiación. 

A efectos contables se pueden ordenar de forma separada por grupos:

- Facturas emitidas, recibidas, extractos bancarios por bancos y hojas de caja.

Para el correcto control de la actividad se deben habilitar procedimientos administrativos de control de pagos, de cobros y realizar previsiones de tesorería.

Las facturas recibidas deben cumplir:

- Debe aparecer FACTURA, estar numerada y poner los datos de quien la emite (Nombre, dirección y CIF) y los datos de quién la recibe (Nombre empresa , dirección y CIF) y aparecer desglosado el IVA. Hay muchos proveedores que si no dices nada te dan un albaran o una nota que no tiene efecto de factura.

Para que sea deducible en Sociedades bastaría en principio con que vinieran los datos completos de quién la emite. (Fras. gasolina, restaurante), pero siendo lo más correcto que aparezcan detalladas como te he puesto en el párrafo anterior.

En cuanto a las facturas emitidas deben cumplir los mismos requisitos que las recibidas. 

Comentar que en caso de colectivos específicos existe la posibilidad de documentos sustitutivos de factura. 

Como ya comentamos en una pregunta anterior la documentación bancaria está compuesta por los extractos enviados por las entidades y los justificantes asociados a ellos.

En algunos casos los bancos no ofrecen determinados justificantes por lo que se hace necesario por parte de la empresa el conservarlos para el correcto control (p. ej. en el caso de ingreso de cheques de clientes es necesario o realizar fotocopias de los mismos o guardar la carta de pago enviada por el cliente o conservar el documento de ingreso en banco con anotación de la factura a la que pertenece) 

Su contabilización es la base para saber el estado de las deudas y créditos de la empresa. Aparte de que se utilicen controles complementarios la contabilidad ofrece en una fecha dada el estado de cada cuenta de cliente o proveedor. 

La periodicidad depende de la documentación generada por la empresa y de la necesidad de que la información contable sea necesaria para el control de la empresa, por no disponer de métodos complementarios. Esa periodicidad puede ser quincenal, mensual, bimensual o trimestral.

Las fechas tope son aproximadamente los doce primeros días de los meses de abril, julio y octubre y los 24 primeros días del mes de enero. Dicha fechas topes vienen marcadas por las fechas límite para la presentación de las declaraciones fiscales. En función de las necesidades concretas de cada empresa esa fecha es flexible en días.